Qu’est-ce qu’un Electronic Miscellaneous Document (EMD) ?

Informations contextuelles

Produits EMD-S DL et mise en application pour les agences BSP

Mise en œuvre de l’EMD-S

Solde remboursable de la valeur résiduelle d’un EMD-S

Coordonnées de Delta

Récapitulatif de la mise en œuvre des EMD-S

Questions

Questions/Réponses sur les agences de voyages

Qu’est-ce qu’un Electronic Miscellaneous Document (EMD) ?

L’Electronic Miscellaneous Document (EMD) est le document standard utilisé dans le secteur pour l’exécution de services optionnels.  Il remplace également tous les documents existants tels que MCO, MPD, commande de prestations et autres, pour les agences de voyages qui participent au plan de règlement bancaire BSP de l’IATA.

Il existe deux types d’EMD, à savoir l’Electronic Miscellaneous Document-Standalone (EMD-S) et l’Electronic Miscellaneous Document-Associated (EMD-A).

EMD-A (document annexe électronique-associé) est l’appellation standard utilisée par le secteur pour désigner un EMD automatiquement associé à un coupon de vol spécifique sur un billet électronique.

EMD-S (document annexe électronique-associé) est l’appellation standard utilisée par le secteur pour désigner un EMD émis en tant que service/frais indépendant et non automatiquement associé à un coupon de vol spécifique sur un billet électronique.

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Informations contextuelles

La mise en œuvre de l’EMD fait partie du programme de simplification de l’activité de l’IATA, appelé e-services.

Depuis 2009, le conseil des gouverneurs de l’IATA a approuvé le remplacement intégral, dans le BSP (pour les ventes en GDS), des vMCO (Virtual Miscellaneous Charge Orders) et des vMPD (Virtual Miscellaneous Multi-purpose Documents ) par des EMD à la fin de l’année 2013. Autrement dit, depuis 2014, les vMCO et vMPD ne devraient plus être traités via le BSP IATA. Au début du mois de novembre 2013, l’IATA confirmait la suppression des documents vMCO en janvier 2014 avec délai étendu à novembre 2014 pour les vMPD. Les vMCO ont disparu du système BSP en janvier 2014, et les documents vMPD ont été retirés de ce système au 30 juin 2014.

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Produits EMD-S Delta et mise en application pour les agences BSP

Les agences de voyages BSP peuvent commencer à utiliser l’Electronic Miscellaneous Document-Standalone (EMD-S) de Delta pour les services et frais suivants de Delta :

• Frais de modification

• Frais d’annulation

• Arrhes de groupe

• Certificat de solde remboursable de la valeur résiduelle

Dans le cas où le GDS ne vient pas remplir le masque de manière automatique avec le code de transaction approprié, veuillez utiliser les codes de transactions suivants :

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Mise en œuvre de l’EMD-S  

• IATA BSPLink ne permettra plus à l’avenir d’émettre de documents vMPD. Electronic Miscellaneous Document-Standalone (EMD-S) est désormais requis pour tous les sites.
  
  
• Si Delta propose le produit EMD-S dans la région BSP et sur leur GDS, les agences devront utiliser leurs propres systèmes pour émettre des documents pour :
  • Frais de changement,
  • Frais d’annulation
  • Arrhes de groupe
    
  • Solde remboursable de la valeur résiduelle (voir ci-dessous le tableau avec GDS activés pour émettre ces documents)
    • Il n’est pas nécessaire de contacter Delta pour ces types de transactions

• Si le produit EMD-S n’est pas disponible dans la région BSP d’une agence, pour un GDS spécifique et/ou une transaction spécifique, les agents de voyages doivent contacter Delta pour traiter la transaction EMD.

• Les agents de voyages doivent contacter Delta pour toutes les transactions concernant les valeurs résiduelles non remboursables¹ que les documents EMD-S soient disponibles ou non dans leur région BSP ou sur leur GDS.
  
  
• FareLogix et TravelSky doivent, jusqu’à nouvel ordre, contacter Delta pour l’émission de toutes les transactions de type EMD.
  
  
• Les transactions EMD ne sont pas disponibles à ce jour dans les régions ARC.

¹ Tarif avec valeur résiduelle non remboursable = pour les cas tels que les déclassements, les indemnités liées aux règles tarifaires et les accords contractuels laissant une valeur résiduelle à partir d’un tarif non remboursable.

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Solde remboursable de la valeur résiduelle d’un EMD-S

Delta a commencé à accepter les transactions EMD-S de solde remboursable de la valeur résiduelle de la part des agences de voyages BSP ayant leur GDS activé.  Le tableau ci-dessous récapitule les dates effectives ou prévues d’activation des GDS participants.

Une fois la transaction EMD-S activée, si une réémission génère un solde remboursable, le GDS émettra automatiquement un document EMD-S pour le solde remboursable de la valeur résiduelle lors du processus de réémission.  Remarque : Dans le cas où le GDS ne remplit pas le masque de manière automatique, le code de transaction pour l’EMD-S de Solde Remboursable de la Valeur Résiduelle est : 996.

Dates d’activation des GDS participants

Remarque : En amont de l’activation, veuillez contacter Delta pour obtenir de l’aide afin d’émettre un document EMD-S du solde remboursable de la valeur résiduelle (voir ci-dessous les coordonnées de Delta). Une fois le GDS de l’agence activé pour le traitement des transactions EMD-S de Soldes Remboursables, les agents de voyage peuvent contacter leurs services d’assistance GDS ou BSPLink s’ils ont besoin d’aide pour une transaction.

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Coordonnées de Delta

Veuillez contacter le service réservations de Delta au 404-715-2926 pour vos questions relatives au processus de transactions EMD-S :

• Si votre GDS n’a pas mis en œuvre les EMD-S

• Pour toutes les transactions de solde non remboursable de la valeur résiduelle

Les agents de voyage qui contactent habituellement l’assistance commerciale de Delta ou le bureau d’assistance local de Delta, doivent continuer à le faire.

Veuillez fournir les informations suivantes lorsque vous contactez Delta :

• Nom du client tel qu’indiqué sur le billet (ou nom de groupe pour les arrhes de groupe)

• Type de transaction :
  
  
  • Frais de modification
    
    
  • Frais d’annulation
    
    
  • Arrhes de groupe
    
    
  • Valeur résiduelle – tarif remboursable
    
    
  • Valeur résiduelle –  tarif non remboursable

• Numéro d’agence IATA

• Montant à percevoir (fournir la devise si autre qu’USD)

• Numéro de carte de crédit et date d’expiration

• « Émis en liaison » avec le numéro de billet

• Adresse courriel où le reçu/la confirmation doit être envoyé(e)

• Nom du groupe pour les arrhes de groupe

Pour toute autre question, veuillez contacter l’assistance commerciale ou le service réservations de Delta.

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Récapitulatif de la mise en œuvre des EMD-S

• Pour en savoir plus sur le programme de mise en œuvre de l’EMD-S, rendez-vous sur http://www.iata.org/whatwedo/airline-distribution/e-services/Pages/index.aspx. Pour toute autre demande, veuillez vous connecter sur le portail client de l’IATA.

• Si Delta propose le produit EMD-S dans votre région BSP et que votre GDS a accès au document, les agences doivent utiliser leurs propres systèmes pour émettre les documents concernant les frais de modification, les frais d’annulation, les acomptes de groupe et les transactions de solde remboursable de la valeur résiduelle.  Il n’est pas nécessaire de contacter Delta pour ces types de transactions.

• Si le produit EMD-S n’est pas disponible via votre GDS et/ou pour une transaction spécifique, les agents de voyages doivent contacter Delta pour traiter la transaction EMD.

• Les agents de voyages doivent contacter Delta pour toutes les transactions concernant les valeurs résiduelles non remboursables, même si les documents EMD-S sont disponibles dans leur région et/ou disponibles via leur GDS.

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Questions

Pour toute question concernant l’ émission d’EMD-S, les agences de voyages peuvent contacter leur centre d’aide GDS ou BSPLink pour bénéficier d’une assistance.

Pour toute autre question, veuillez contacter l’assistance commerciale ou le service réservations de Delta.

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Questions/Réponses sur les agences de voyages

Que signifie EMD-S ?

Lorsque j’émets un EMD-S Delta sur mon GDS pour des frais de modification ou des frais d’annulation, le système d’audit de Delta est-il capable d’identifier le billet pour lequel les frais ont été prélevés ?

Quand puis-je commencer à utiliser les nouveaux produits EMD-S de Delta avec les GDS ?

Les agences sont-elles tenues d’appeler Delta pour obtenir de l’aide concernant le traitement de toutes ces transactions ?

L’agence et/ou le client recevront-ils un reçu pour le paiement de tous frais/services émis par Delta ?

Quelles informations l’agence doit-elle fournir à Delta pour renseigner les transactions émises par Delta ?

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Que signifie EMD-S ?

« Electronic Miscellaneous Document-Standalone ».  Il s’agit de l’appellation communément utilisée dans le secteur pour désigner un EMD émis pour un service/des frais indépendants et non automatiquement associés à un coupon de vol spécifique sur un billet électronique.      

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Lorsque j’émets un EMD-S Delta sur mon GDS pour des frais de modification ou des frais d’annulation, le système d’audit de Delta est-il capable d’identifier le billet pour lequel les frais ont été prélevés ?               

Oui, les agences sont tenues de renseigner le champ « Émis pour » sur l’écran de l’EMD
.  De cette façon, tous les systèmes de comptabilité/d’audit croiseront les références des transactions.

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Quand puis-je commencer à utiliser les nouveaux produits EMD-S de Delta avec les GDS ?              

Tous les produits (sauf valeur résiduelle) seront disponibles dès l’activation de votre GDS.

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Les agences sont-elles tenues d’appeler Delta pour obtenir de l’aide concernant le traitement de toutes ces transactions ?

Non.  Si Delta propose le produit EMD-S dans votre région BSP pour :  les frais de modification, les frais d’annulation, les acomptes de groupe et les soldes remboursables de la valeur résiduelle, les agences peuvent utiliser leurs propres systèmes.  Il n’est pas nécessaire de contacter Delta pour ces types de transactions.

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L’agence et/ou le client recevront-ils un reçu pour le paiement de tous frais/services émis par Delta ?

Oui, l’agence peut fournir une adresse e-mail, pour l’agence et/ou le client, et Delta enverra la confirmation de paiement via un reçu par courrier électronique.

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Quelles informations l’agence doit-elle fournir à Delta pour renseigner les transactions émises par Delta ?

• Nom du client tel qu’indiqué sur le billet (ou nom de groupe pour les arrhes de groupe)
  
  
• Type de transaction :
  
  
  • Frais de modification
    
    
  • Frais d’annulation
    
    
  • Arrhes de groupe
    
    
  • Valeur résiduelle – tarif remboursable
    
    
  • Valeur résiduelle –  tarif non remboursable
     
• Numéro d’agence IATA
  
  
• Montant à percevoir (fournir la devise si autre qu’USD)
  
  
• Numéro de carte de crédit et date d’expiration
  
  
• « Émis en liaison » avec le numéro de billet

• Adresse courriel où le reçu/la confirmation doit être envoyé(e)
  
  
• Nom du groupe pour les arrhes de groupe

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